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NOTE SPESE: UN LAVORATORE ITALIANO SU CINQUE RINUNCIA A CHIEDERE RIMBORSI PER TIMORE DI ESSERE GIUDICATO
Milano, 23 giugno 2026 – Nel business travel il problema non è soltanto il rispetto delle policy aziendali. Sempre più spesso è il contrario: dipendenti che rinunciano a chiedere il rimborso di spese legittime per timore di essere giudicati o di apparire eccessivamente costosi agli occhi dell'organizzazione.
Secondo l'ottava edizione della SAP Concur Global Business Travel Survey, un lavoratore italiano su cinque (20%) dichiara di aver evitato almeno una volta nell'ultimo anno di presentare una spesa pienamente legittima per non attirare attenzioni indesiderate. Un fenomeno che si potrebbe definire "ansia da rimborso": una forma di autocensura finanziaria che non genera risparmio reale per l'azienda, ma produce inefficienze, frustrazione e un rapporto meno trasparente tra organizzazione e collaboratori.
I motivi sono prevalentemente reputazionali. Il 15% teme di essere considerato un dipendente troppo costoso, il 14% evita di apparire più spendaccione rispetto ai propri colleghi. Ma la rinuncia assume anche una forma preventiva: il 24% non presenta spese che potrebbero portarlo oltre il budget approvato per la trasferta, mentre il 19% rinuncia a priori perché ritiene improbabile ottenere l'approvazione. In tutti i casi, il risultato è lo stesso: spese sostenute nell'interesse dell'azienda che rimangono a carico del dipendente.
L'"ansia da rimborso" convive, non senza contraddizioni, con una diversa forma di distanza dalle regole. Il 29% dei viaggiatori d'affari italiani ammette di aver aggirato almeno una volta le policy aziendali relative a viaggi e spese: una percentuale significativamente inferiore rispetto alla media globale, ma non trascurabile. Tra i comportamenti più frequenti emergono l'utilizzo di sconti aziendali per viaggi personali (14%), la presenza di accompagnatori non dipendenti durante una trasferta (14%) e il prolungamento di viaggi di lavoro senza ricorrere a ferie o senza informare il proprio responsabile (9%).
I due fenomeni — rinuncia al rimborso e aggiramento delle regole — sembrano opposti, ma condividono la stessa radice: policy poco chiare, percepite come arbitrarie o difficili da interpretare. Lo conferma il dato più rilevante dell'indagine: il 45% dei viaggiatori italiani ritiene che molte regole aziendali siano sufficientemente elastiche da consentire interpretazioni differenti. Quando le policy lasciano spazio all'ambiguità, i comportamenti divergono, e lo fanno in entrambe le direzioni.
«Quando si parla di note spese, spesso l'attenzione si concentra esclusivamente sui casi di abuso o mancata compliance. I nostri dati raccontano una realtà più complessa», commenta Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italia. «Molti dipendenti rinunciano a chiedere rimborsi perfettamente legittimi perché temono di essere giudicati o di creare una percezione negativa. Questo genera inefficienze, frustrazione e un rapporto meno trasparente tra azienda e collaboratori.»
«Le organizzazioni hanno bisogno di policy chiare, facilmente comprensibili e supportate da strumenti digitali che aiutino le persone a capire immediatamente cosa è consentito e cosa no», prosegue Piccinelli. «La compliance non si costruisce soltanto con i controlli, ma soprattutto attraverso fiducia, trasparenza e una buona esperienza per il dipendente.»
Il problema, in sintesi, non è solo chi spende troppo. È un sistema in cui regole percepite come opache producono comportamenti difformi nelle due direzioni: chi eccede nell'interpretazione e chi si autolimita oltre il necessario. Secondo SAP Concur, integrare policy, workflow approvativi e gestione delle spese all'interno di piattaforme digitali strutturate riduce l'ambiguità alla fonte e con essa gli abusi e l'autocensura finanziaria che oggi pesa, in silenzio, su molti professionisti in trasferta.
Nota metodologica
L’ottava edizione della SAP Concur Global Business Travel Survey è stata realizzata da Wakefield Research tra il 1° e il 20 aprile 2026. L’indagine ha coinvolto 3.300 viaggiatori d’affari in 21 mercati: Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Germania, Francia, Benelux (Belgio, Paesi Bassi e Lussemburgo), Svezia, Danimarca, Norvegia, Finlandia, Italia, Spagna, Australia e Nuova Zelanda (ANZ), Arabia Saudita, Giappone, India, Messico, Brasile, Singapore, Portogallo e Svizzera.
La ricerca include inoltre le opinioni di 700 Chief Financial Officer (CFO) in sette mercati (Australia e Nuova Zelanda, Canada, Germania, Italia, Giappone, Regno Unito e Stati Uniti) e di 800 Travel Manager in otto mercati (Australia e Nuova Zelanda, Canada, Germania, India, Italia, Giappone, Regno Unito e Stati Uniti).
I risultati presentati da SAP Concur si basano sulle evidenze raccolte presso questi tre target professionali e offrono una fotografia delle principali tendenze che stanno influenzando il business travel, la gestione delle trasferte aziendali, il controllo delle spese e il ruolo della tecnologia nei processi di viaggio e compliance.
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SAP® Concur® è il marchio leader a livello mondiale per la gestione integrata di viaggi, spese e fatture. Guidate da un'incessante ricerca di semplificazione e automazione dei processi quotidiani, le soluzioni guidano i dipendenti nei viaggi di lavoro, spostano le spese autorizzate direttamente nelle note spese e automatizzano l'approvazione delle fatture. Grazie all'integrazione di dati quasi in tempo reale e all'utilizzo dell'intelligenza artificiale per analizzare le transazioni, le aziende possono vedere cosa stanno spendendo, migliorare la conformità ed evitare possibili punti ciechi nel budget. SAP Concur immagina un mondo in cui viaggi e spese si gestiscono praticamente da soli, aiutando le aziende a funzionare al meglio ogni giorno. Per saperne di più, visitate il sito concur.com o il blog SAP Concur.
Per maggiori informazioni: Mirandola Comunicazione | sapconcur@mirandola.net
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Uploaded on 23/06/2026
