Lavorare da ovunque, un benefit ormai irrinunciabile per il 56% degli italiani

Lavorare da ovunque, un benefit ormai irrinunciabile per il 56% degli italiani

I dati della nuova ricerca condotta da SAP Concur: 1 dipendente su 6 per almeno una settimana all’anno ha lavorato da un Paese diverso senza comunicarlo al proprio responsabile, coprendo volontariamente le proprie tracce. Sempre più necessaria una policy interna chiara e condivisa e adeguati strumenti tecnologici per il tracciamento delle spese.

Milano, 7 novembre 2023 - Sempre più aziende hanno dedicato policy specifiche per regolamentare le nuove frontiere del cosiddetto "Work from Anywhere", il “lavoro da ovunque”, l’opportunità che si è spalancata dopo che lo smartworking si è imposto come modello dominante dopo l’ombra lunga della pandemia, tanto da rappresentare di fatto il futuro del lavoro. Ma non tutte le aziende sono concordi in come regolamentarlo: ogni azienda sembra affrontare la questione da una prospettiva diversa, senza un giudizio unanime sul fenomeno.

Esiste, di fatto, un gap tra le aspettative dei dipendenti e quelle dei loro diretti superiori. Quali sono gli impatti pratici e le considerazioni dei dipendenti che lavorano da remoto da un Paese diverso? Quanti “lavorano da ovunque” in linea con la politica aziendale e quanti no?

SAP Concur ha dedicato la sua nuova survey al fenomeno, intervistando 100 responsabili delle risorse umane, 100 responsabili finanziari e 400 dipendenti in tutta Italia.

La ricerca ha approfondito le ripercussioni di questa nuova modalità di svolgimento del lavoro e punta a tracciare un perimetro condiviso tra le varie figure aziendali per contribuire a far sì che il lavoro da ovunque funzioni per tutti.

Le policy del “lavoro da ovunque” stanno diventando un fattore differenziale: la possibilità di poterlo fare è infatti un benefit molto apprezzato e sta diventando un fattore chiave nella scelta di un lavoro, accanto all'assicurazione sanitaria e a eventuali bonus. Molti dipendenti dichiarano che accetterebbero una riduzione dello stipendio in cambio della possibilità stabile di “lavorare da ovunque” o che cambierebbero per un impiego presso aziende che già lo consentono. Il lavoro da ovunque fa parte del crescente desiderio di flessibilità e di gratificazione professionale dei dipendenti che non conosce confini, fattori di cui non tutti i reparti HR e le varie amministrazioni devono confrontarsi.

I dipendenti considerano la flessibilità e il “lavorare da ovunque” tra i vantaggi più importanti, insieme ad altre concessioni fondamentali come l'assicurazione sanitaria e i bonus.

Il 56% dei dipendenti indica l'orario flessibile come uno dei benefit più apprezzati quando si tratta di scegliere tra i tre principali vantaggi sul lavoro

Dopo l'orario flessibile, infatti, il 32% dei dipendenti individua nel “lavorare da ovunque” un vantaggio fondamentale, collocandolo al terzo posto dopo un benefit consolidato come il diritto alle ferie (33%). Si colloca invece al di sopra dei buoni pasto o della mensa aziendale a prezzi calmierati(28%).
Se non ci fosse una policy sul “lavoro da ovunque”, oltre la metà dei dipendenti solleverebbe il problema al proprio HR per chiedere di cambiare la politica aziendale
Tanto che i dipendenti prenderebbero in considerazione una riduzione dello stipendio per poter “lavorare da ovunque” a tempo pieno. Inoltre dichiarano che cambierebbero lavoro per una realtà con una migliore policy sul lavoro da ovunque
Più di due terzi (67%) dei dipendenti sarebbero disposti ad accettare una riduzione dello stipendio per poter "lavorare da ovunque" in modo permanente.
Se non ci fosse una politica che permetta il WFA, quasi la metà dei dipendenti cercherebbe un altro datore di lavoro che la offra.
“Lavorare da ovunque” ha un impatto estremamente positivo sulla soddisfazione lavorativa, anche se attualmente non è riconosciuto da un numero sufficiente di dirigenti.
3 dipendenti su 4 (75%) concordano sul fatto che la possibilità di "lavorare da ovunque" aumenterebbe la loro soddisfazione professionale.
Solo il 60% dei responsabili delle risorse umane e finanziarie concorda sul fatto che una politica di lavoro da ovunque avrebbe un impatto positivo sul benessere e sulla soddisfazione dei dipendenti.

COPRENDO LE PROPRIE TRACCE CON SFONDI VIRTUALI
Quasi 1 dipendente su 6 ammette di aver intenzionalmente "lavorato da ovunque" negli ultimi 12 mesi senza averlo comunicato esplicitamente al proprio datore di lavoro. I datori di lavoro non hanno contezza di questi comportamenti, ritenendo erroneamente che nessuno dei propri dipendenti si prenda queste libertà o pensando ingenuamente che sia solo una minima parte della propria forza lavoro a farlo. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che i dipendenti utilizzano collaudate tecniche ingannevoli per coprire i propri spostamenti, per esempio usando sfondi virtuali, evitando i social media o lavorando in orari non abituali tenendo conto dei diversi fusi orari.

La maggior parte dei dipendenti ritiene che sarebbe facile “lavorare da ovunque” segretamente senza che l'azienda lo sappia, e un numero preoccupante di dipendenti lo fa per davvero.

Quasi 3 dipendenti su 5 (64%) concordano sul fatto che sarebbe facile segnalare in modo errato il numero di giorni in cui lavorano dall'estero.

Quasi un dipendente su 6 (15%) ha consapevolmente "lavorato da ovunque" (cioè da remoto in un altro Paese) senza riferirlo al proprio datore di lavoro negli ultimi 12 mesi.
6 giorni è il numero medio di giorni in cui i dipendenti hanno consapevolmente "lavorato da ovunque" nell'ultimo anno senza dirlo al proprio datore di lavoro.
Il 72% del campione intervistato dichiara che il lavoro da ovunque svolto all'estero ha un suo fascino perché permetterebbe di “prolungare le vacanze".
I dirigenti sono fortemente preoccupati dalla possibilità che i dipendenti “lavorino da ovunque” senza comunicarlo, eppure una percentuale significativa sottovaluta enormemente il numero di dipendenti che l'hanno fatto o rimane del tutto ignara di questo comportamento ingannevole.

Quasi due terzi dei responsabili delle risorse umane (72%) e dei responsabili finanziari (67%) concordano sul fatto che i dipendenti mentano sul numero di giorni in cui “lavorano da ovunque” durante l’anno.

Una nota: la risposta dei responsabili delle risorse umane italiani è, di fatto, la più alta tra tutti i Paesi in cui è stata svolta la survey, pari solo a quella della Danimarca.

In media, le figure apicali delle aziende credono che l'8% dei dipendenti della loro azienda abbia consapevolmente "lavorato da ovunque" senza comunicarlo in maniera corretta. In realtà il numero di dipendenti che l’ha fatto è quasi il doppio.

1 CEO su 5 (20%) ritiene che nessuno dei propri dipendenti abbia mai "lavorato da ovunque" senza informare il proprio responsabile, dimostrando ancora una volta una distanza sempre più grande dai propri dipendenti.
I dipendenti che hanno lavorato da un altro Paese senza comunicarlo hanno scientemente coperto le proprie tracce, e questo spiega forse perché i dirigenti non ne siano al corrente.
Il 47% dei dipendenti ha evitato di utilizzare i social media per nascondere la propria posizione ai colleghi
Il 40% ha lavorato in orari poco abituali per bilanciare le differenze di fuso orario.
Il 37% dei dipendenti ha utilizzato uno sfondo virtuale durante una call per nascondere di fatto la propria posizione reale.
Il 20% dei dipendenti ha finto di avere problemi di connessione a Internet o al Wi-Fi.

Sembra quasi che i dipendenti più smaliziati abbiano fatto tesoro delle tecniche messe a punto dai loro figli o dai loro nipoti durante la lunga parentesi della DAD, con gli stessi mezzi che i vari studenti hanno sperimentato per evitare interrogazioni e verifiche. I comportamenti ingannevoli dei dipendenti non sono dovuti a una mancanza di comprensione delle policy aziendali, piuttosto a mancare è la piena consapevolezza delle proprie responsabilità in caso di questi comportamenti, passibili almeno di una lettera di richiamo, soprattutto i dipendenti ignorano i rischi per la loro attività e quindi non comprendono fino in fondo il motivo per cui la loro azienda applica restrizioni a questa modalità di lavoro.

I C-level concordano sulla necessità di apportare modifiche significative ai processi HR e amministrati, passando anche a una migliore piattaforma tecnologica per la gestione delle spese, per poter implementare in maniera adeguata il “lavorare da ovunque”.

UNO SCENARIO MIGLIORABILE ANCHE GRAZIE ALLA TECNOLOGIA
La maggior parte dei dipendenti ha, di contro, una buona conoscenza delle policy sul lavoro da ovunque della propria azienda.

Il 64% è autorizzato a chiedere il rimborso dei costi (ad esempio, internet, viaggi, alloggio, cibo, visti) quando “lavora da ovunque”
Il 65% dei dipendenti sa quanto spesso è consentito “lavorare da ovunque” da remoto
Il 68% sa quanto può o non può spendere mentre “lavora da ovunque” da remoto [Q2].
Il 68% dei dipendenti è consapevole delle modalità con cui dovrebbe comunicare il numero di giorni in cui lavora da remoto dall'estero [Q2].

Malgrado questi dati confortanti, pochi dipendenti hanno piena consapevolezza delle implicazioni fiscali del lavoro svolto in un’altra parte del mondo, con diversi regimi di tassazione di cui si deve tenere sempre conto, una preoccupazione enorme per il 64% dei responsabili amministrativi, ma difficilmente percepita come un ostacolo al “lavoro da ovunque” dai dipendenti che non sono consapevoli di eventuali sanzioni per la mancata conformità.

Solo il 6% dei dipendenti considera infatti le sanzioni per sé o per il proprio datore di lavoro perché ha inconsapevolmente trascurato le norme fiscali, mentre il "lavoro da ovunque" è il rischio principale.

Quasi la metà, ben il 47% dei dipendenti intervistati pensa che scegliere di lavorare all’estero rappresenterebbe di fatto un ostacolo per eventuali avanzamenti di carriera.

Di contro, solo il 18% dei dipendenti indica la le implicazioni fiscali come uno degli ostacoli più significativi che li disincentivano a "lavorare da ovunque"

Le figure apicali delle varie aziende intervistate ritengono che sia necessario adeguare i processi aziendali e migliorare la tecnologia di gestione delle spese per consentire ai dipendenti di “lavorare da ovunque.”

Il 75% dei responsabili delle risorse umane ritiene necessario offrire una formazione supplementare per consentire di “lavorare da ovunque” all'estero
Il 75% dei responsabili finanziari ritiene di dover apportare modifiche significative ai processi finanziari (ad esempio, fiscali e di conformità) all'interno dell'azienda per rendere fattibile questo modello di lavoro dall’estero
Il 63% dei responsabili delle risorse umane ritiene di dover apportare modifiche significative ai processi aziendali (ad esempio, buste paga e benefit) per rendere possibile il "lavorare da ovunque".

Il 59% dei responsabili delle risorse umane (59%) ritiene di affidarsi a un numero eccessivo di processi e/o procedure manuali, che ostacolano l’adozione del "lavorano da ovunque". Si tratta della seconda percentuale più alta tra i mercati intervistati, subito dopo la Finlandia.
La maggior parte dei responsabili amministrativi (69%) concorda sul fatto che la tecnologia attualmente utilizzata nella gestione delle spese è inadeguata per elaborare le spese presentate dai dipendenti che lavorano da un Paese diverso.. Questo dato è superiore alla media EMEA (62%).

La possibilità di "lavorare da ovunque" si va via via connotando come un benefit sempre più importante in tutta Europa, nel terzo gradino del podio, subito dopo l’assicurazione sanitaria e i vari premi aziendali, benefit sempre più diffusi e collaudati.

Tuttavia, la spinta dei dipendenti verso la flessibilità e la soddisfazione sul lavoro sembra superare la loro volontà di conformarsi alla policy aziendale e anche il timore di sanzioni in caso di non conformità. Negli ultimi 12 mesi, un numero considerevole di dipendenti ha consapevolmente "lavorato da ovunque" senza comunicarlo al proprio datore di lavoro, coprendo le proprie tracce con mezzi ingannevoli. I datori di lavoro, d'altro canto, sono completamente all’oscuro del numero di dipendenti che non rispettano le loro politiche.

I dipendenti conoscono bene la politica aziendale in materia di “lavoro da ovunque” e la considerano molto importante. Tuttavia c’è scarsa consapevolezza delle sanzioni a cui l'azienda va incontro in caso di dichiarazioni mendaci, anche se i dipendenti hanno commesso un errore non intenzionale.

Le aziende dovrebbero abbracciare accordi e politiche più flessibili considerandole un vantaggio fondamentale. Così facendo, sarà più facile non solo migliorare il livello di consapevolezza dei dipendenti delle politiche aziendali, ma anche per i C-level soddisfare i desideri e le aspettative lavorative dei dipendenti, alleggerendo a loro volta i compiti dei responsabili delle risorse umane e delle finanze che ne devono gestire gli impatti, compresa la riduzione del turnover dei dipendenti.

C'è un tassello mancante per garantire che le aziende possano implementare politiche WFA più flessibili: le aziende devono disporre dei giusti strumenti di gestione delle spese per snellire i processi, migliorare la conformità e massimizzare il recupero delle spese.

Altri dati interessanti

L'80% del campione intervistato è soddisfatto dell'approccio della propria azienda per quanto riguarda la frequenza con cui è possibile "lavorare da ovunque" all'estero
Il 72% dichiara che "Lavorare da ovunque" all'estero è un opzione attraente perché permetterebbe di prolungare le vacanze", dato che potrebbe essere correlato al fatto che la durata media del lavoro all'estero è di "soli" 6 giorni.
Per il 76% "lavorare da ovunque" all'estero è attraente perché permetterebbe di risparmiare, svolgendo le proprie mansioni in un Paese dove il costo della vita è più contenuto.

"La gestione delle spese aziendali è diventata una sfida sempre più complessa, con l'evoluzione costante del mondo del lavoro e le mutate esigenze dei lavoratori. Il trend del South Working, che è una declinazione specificatamente italiana del Work from Anywhere, è diventato uno dei tanti modi in cui è possibile declinare lo smart working: questo comporta cambiamenti significativi nella gestione dei costi aziendali. È fondamentale che il nostro approccio al controllo dei costi sia agile e aggiornato in tempo reale per rispondere a queste trasformazioni.

In un ambiente in cui i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo e adattare il loro stile di lavoro alle loro esigenze, la piena visibilità dei costi è essenziale. Dobbiamo essere in grado di tracciare e monitorare i rimborsi spesa in modo rapido ed efficiente, tenendo conto dei cambiamenti inevitabili nel modo in cui le persone svolgono le proprie attività. SAP Concur si rivela uno strumento cruciale in questo contesto. Con una soluzione come SAP Concur, possiamo infatti ottenere una visibilità in tempo reale sui costi, consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente alle nuove modalità di lavoro e ai cambiamenti nella politica aziendale. Inoltre, ci offre la flessibilità necessaria per gestire in modo efficiente i rimborsi spesa, indipendentemente da dove si trovino i nostri dipendenti, tenendo conto anche dei differenti regimi fiscali. La combinazione di controllo dei costi e agilità è fondamentale per garantire che le aziende rimangano competitive e reattive alle sfide in evoluzione del mondo del lavoro". Andrea Piccinelli Head of SAP Concur, Italy, Malta and Greece.

*Definizione di "Working from Anywhere": con “lavorare da ovunque” si intendono i casi di dipendenti che lavorano a distanza da un Paese diverso rispetto a quello in cui si trova il domicilio o l'ufficio del dipendente. Il WFA è la scelta del dipendente di vivere/lavorare in maniera stabile da un altro Paese e non va confuso con la semplice trasferta lavorativa all'estero.

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Caricato il 07/11/2023