Byline | Cinque consigli su come esternalizzare in modo efficace il duty of care

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Byline | Cinque consigli su come esternalizzare in modo efficace il duty of care

A firma di Gabriele Indrieri, Country Manager per Italia, Malta e Grecia di SAP Concur

Molti Paesi a livello globale stanno lentamente tornando alla normalità dopo mesi di pandemia. Non fa eccezione il mondo del lavoro, poiché molte aziende sono desiderose di ricominciare ad aprire uffici e incoraggiare i dipendenti a viaggiare per incontrarsi e sviluppare le relazioni esistenti con clienti e fornitori.

Dopo quasi due anni, molti dipendenti sono pronti a tornare a viaggiare per lavoro, ma alle proprie condizioni. Con un occhio di riguardo ai cambiamenti climatici, quest’anno le imprese possono favorire un ritorno produttivo alle trasferte e contribuire a raggiungere obiettivi aziendali più ampi.

Tuttavia, per prepararsi alla riapertura dei viaggi di lavoro, saranno necessari strumenti di continua pianificazione, organizzazione e outsourcing su cui investire per proteggere i dipendenti.

Alcune realtà potranno ricorrere a figure professionali specifiche che si assumano queste responsabilità, mentre altre non ne avranno le condizioni. In entrambi i casi, i responsabili potrebbero trovarsi di fronte ad un aumento del carico di lavoro, dovendo affrontare molteplici nuove normative, come le mutevoli restrizioni per COVID-19 e potrebbero avere difficoltà a trovare il tempo necessario per concentrarsi su importanti compiti strategici.

La pandemia globale, con le sue restrizioni costringerà i travel manager a bilanciare i carichi di lavoro con la rivalutazione dei programmi di assistenza a lungo termine. Per non parlare poi del fatto che i travel manager potrebbero non trovare abbastanza tempo per esaminare tutti gli strumenti e le indicazioni disponibili oggi sul mercato. 

Come possono i travel manager posizionarsi per essere più che semplici "organizzatori di viaggio" in grado di gestire una serie di responsabilità pur rimanendo efficienti in termini di tempo?

Per rispondere a questa domanda, ecco cinque suggerimenti che le aziende dovrebbero tenere a mente per esternalizzare efficacemente il duty of care:


1. Lascia che i dati siano il tuo assistente

In caso di emergenza, è importante sapere dove si trovano i dipendenti in viaggio. I dati ben conservati, in grado di fornire una panoramica quasi in tempo reale, sono essenziali per i travel manager. Tuttavia, quest’ultimi troveranno un assistente affidabile nei dati sui viaggi d'affari a loro disposizione solo se tali dati saranno aggiornati e disponibili prontamente nel sistema di gestione delle trasferte. La rapidità con cui i dati diventano inaffidabili è mostrata dal semplice esempio di un dipendente il cui volo per New York è stato prenotato tramite lo strumento di prenotazione dell'azienda, ma la successiva corsa in taxi fino alla sede dell’impresa del cliente in un sobborgo periferico non lo è stata. I travel manager trovano un supporto e un assistente affidabile in soluzioni professionali per la gestione dei viaggi d'affari che mettono insieme diverse fonti di dati: che si tratti del volo prenotato tramite lo strumento di prenotazione dell'azienda, del taxi chiamato spontaneamente e pagato con carta di credito o dell'hotel prenotato dal dipendente direttamente sul sito web del fornitore.


2. Utilizza un ecosistema completo di partner 

Il duty of care si è rapidamente evoluto e i clienti sono ora alla ricerca di soluzioni specializzate che non solo aiutino le aziende a identificare i dipendenti potenzialmente bisognosi di assistenza, ma forniscano servizi immediati, medici per esempio, quando necessario.

Le soluzioni dei partner possono diventare un modo efficiente ed efficace per individuare e comunicare con i dipendenti, attingendo a una vasta gamma di informazioni sulla salute e sulla sicurezza di terze parti raccolte da una rete di esperti su base oraria, giornaliera e settimanale. Queste soluzioni dei partner possono essere integrate con i dati sulla posizione dei dipendenti negli strumenti di prenotazione e spesa forniti dalle soluzioni di gestione dei viaggi d’affari. Ciò si traduce in una rapida gestione della posizione dei dipendenti e in comunicazioni a due vie in tempo reale per verificare il loro stato di sicurezza e fornire assistenza in caso di necessità.


3. Lascia che i servizi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ti tutelino

Ogni volta che un dipendente si sposta per lavoro, c'è il rischio che qualcosa vada storto. Per le aziende è un obbligo morale e legale garantire che ogni lavoratore rimanga il più sicuro possibile durante il tragitto. Con dipendenti che viaggiano attraverso fusi orari diversi e incidenti che si verificano al di fuori dell'orario di lavoro dei travel manager, può essere difficile garantire un supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Anche in questo caso, queste attività di supporto possono essere esternalizzate con i partner, utilizzando esperti di salute, sicurezza e logistica per fornire supporto e assistenza, indipendentemente dall'ora o dal luogo in cui un dipendente in viaggio ha bisogno di supporto.


4. Metti in atto soluzioni pre-viaggio

Mentre le valutazioni del rischio per i Paesi di tutto il mondo hanno sempre avuto la possibilità di cambiare, la pandemia globale ha accelerato le preoccupazioni. Tenere traccia delle restrizioni in continua evoluzione può essere opprimente per i viaggiatori d'affari. Le approvazioni prima del viaggio possono aiutare i travel manager a verificare se una trasferta è in linea con le policy aziendali, prima di organizzarla.


5. Offri ai business traveller app per l'organizzazione dei viaggi

I dipendenti in viaggio che prendono decisioni ben informate e sanno come evitare potenziali rischi sono un sollievo per i travel manager. Un modo utile per responsabilizzare i dipendenti è fornire loro app in grado di dare informazioni, ad esempio, se la parte della città in cui intendono viaggiare è sicura. Ciò può includere domande relative al livello di incidenza locale di casi di COVID-19, ma anche a gruppi di persone la cui sicurezza potrebbe essere sottoposta ad un  rischio maggiore, come donne o membri della comunità LGBTQ+.


Futuri viaggi più sicuri

È ormai chiaro che la pandemia ha avuto un impatto senza precedenti sui viaggi d'affari e sulla fiducia dei viaggiatori. Man mano che le trasferte di lavoro riprenderanno, la fiducia dei viaggiatori sarà più importante che mai e le considerazioni sul duty of care diventeranno un punto focale all'interno delle pratiche di viaggio.

Pertanto, è fondamentale che le imprese gestiscano in modo efficace le responsabilità del duty of care. Per farlo possono utilizzare strumenti come quelli sopra citati,  pianificando viaggi sicuri per i dipendenti. Tali azioni non solo seguono le linee guida del duty of care, ma sono anche piene di risorse per l’organizzazione del tempo del travel manager.

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Chi siamo

SAP Concur è leader di settore a livello mondiale nelle soluzioni di gestione dei viaggi integrati, spese e fatture, guidato dalla costante ricerca della semplificazione e automazione dei processi quotidiani. L’applicazione per smartphone SAP Concur, che ha ricevuto ottime valutazioni, guida i professionisti durante i viaggi d’affari; gli addebiti vengono direttamente inseriti nella nota spese e l’approvazione delle fatture è automatizzata. Integrando i dati quasi in tempo reale e utilizzando l’intelligenza artificiale per analizzare le transazioni, le aziende possono vedere quanto stanno spendendo, contribuire a garantire la compliance e tenere il budget completamente sotto controllo. Le soluzioni di SAP Concur aiutano ad eliminare i noiosi compiti del passato, semplificando il lavoro di oggi e aiutando le aziende a lavorare al meglio.

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Caricato il 13/09/2021

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