Byline | Il costo futuro dei viaggi d'affari

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Byline | Il costo futuro dei viaggi d'affari

A firma di Gabriele Indrieri, Country Manager per l'Italia, Malta e Grecia di SAP Concur

Dall'inizio dell’attuale pandemia da COVID-19, i viaggi d'affari si sono interrotti. Le riunioni con i clienti si sono spostate online, le carte frequent flyer sono rimaste inutilizzate e i professionisti che lavorano in tutto il mondo hanno imparato a mantenere le comunicazioni senza salire su un aereo o un treno. Almeno per ora.

Una delle caratteristiche distintive dello scorso anno è stata la rapida ascesa delle piattaforme di videoconferenza, come Zoom. Ma da questo deriva la cosiddetta Zoom fatigue, combinata con un desiderio di interazione tra persone, che si manifesta sempre di più man mano che le vaccinazioni globali continuano a crescere.

Quindi, tutto sommato, è quasi certo che i viaggi d'affari abbiano ancora un ruolo importante da svolgere in un futuro non così lontano. Tuttavia, avranno un aspetto molto diverso rispetto a prima e le aziende dovranno considerare diverse variabili, dalla sicurezza dei dipendenti all'impatto ambientale prima di ricominciare con le trasferte, e i costi aggiuntivi che potrebbero derivarne.

Dalle linee guida per le videoconferenze alle considerazioni sul duty of care agli aspetti di sostenibilità: sembra che sia necessario prendere in considerazione molte variabili, ma a quale costo?

I viaggi in 1a classe sono in aumento?

La sicurezza dei dipendenti continuerà a essere il criterio più importante per i viaggi d'affari per molto tempo a venire. Tenendo presenti i loro obblighi di assistenza, le aziende continueranno a dare la massima priorità all'adozione di precauzioni appropriate. Quando si pianificano i viaggi, i travel manager devono quindi affrontare diverse considerazioni: data l'attuale pandemia, quale mezzo di trasporto offre la migliore protezione contro le infezioni? I posti saranno prenotati in business class quando si viaggia in aereo e in 1a classe quando si viaggia in treno per garantire la distanza minima dagli altri passeggeri? Per gli hotel e le compagnie aeree, vengono scelti fornitori di classe superiore perché offrono più spazio individuale e possono avere standard di igiene e sicurezza più severi? Un taxi o un'auto a noleggio batte le opzioni di trasporto pubblico?

Per prendere queste decisioni, i travel manager agiranno sempre più come gestori del rischio. È chiaro che, ridurre al minimo i rischi durante i viaggi, comporta sempre un aumento dei costi. Oltre a maggiori requisiti di sicurezza, a ciò contribuisce anche un'infrastruttura modificata. La domanda di tour operator, compagnie aeree e hotel è diminuita drasticamente negli ultimi mesi. I fornitori hanno dovuto reagire a questa situazione riducendo le capacità, implementando gli standard di sicurezza e molto altro ancora.

La buona notizia è che esiste una tecnologia che aiuta le aziende a mantenere i propri viaggiatori più sicuri possibile, gestendo allo stesso tempo i costi. Ciò include soluzioni di gestione dei viaggi che integrano la politica di viaggio di un'azienda nel processo di prenotazione, opzioni di approvazione prima del viaggio, app per l'organizzazione di viaggi che forniscono indicazioni COVID-19, disponibilità di dati per analizzare il comportamento di viaggio e organizzazione di tariffe vantaggiose con i fornitori di viaggi preferiti. Inoltre, dal punto di vista del risparmio sui costi, alcuni viaggi di lavoro pre-COVID si trasformeranno probabilmente in meeting virtuali.

Cogliere l'opportunità per viaggi d'affari sostenibili

Oltre a garantire la sicurezza dei dipendenti, le organizzazioni possono anche premere in modo efficace il ripristino e pianificare un futuro di viaggio più sostenibile. In effetti, ciò sarà essenziale per essere all'altezza delle mutevoli linee guida e aspettative rispettivamente dei governi e dei dipendenti.

La pandemia ha dato alle aziende l'opportunità di attuare cambiamenti comportamentali e diventare più consapevoli dei processi aziendali: ad esempio, quante riunioni faccia a faccia all'anno sono necessarie per mantenere una buona relazione con il cliente? Quali riunioni funzionano bene anche online? Quali comportamenti acquisiti di recente possono essere mantenuti per operare in modo più sostenibile in tempi più normali?

Mentre alcune di queste considerazioni potrebbero portare a un minor numero di viaggi di lavoro e quindi a ridurre i costi di viaggio, alcune aziende potrebbero ancora chiedersi se un programma di viaggio sostenibile sia un requisito necessario. Per alcuni ciò è dovuto al fatto che scelte più sostenibili per i viaggi necessari potrebbero essere più costose. Tuttavia, le aziende dovrebbero anche considerare quanto può costare non fare nulla come diventare meno attraenti per i nuovi talenti, perdere opportunità RFP (Request For Proposal) o una brand awareness negativa.

Per quelle aziende che desiderano sfruttare l'opportunità e rendere il loro programma di viaggio più green, i dati sono fondamentali, poiché non si può gestire ciò che non si può misurare. Avere visibilità completa di tutto, dalle emissioni di carbonio ai partner di viaggio ecologici, significa poter aiutare le aziende ei loro dipendenti in viaggio a trasformare le buone intenzioni in azioni, avendo allo stesso tempo visibilità sui costi associati.

In definitiva, questi ultimi sono pronti ad agire, con il 97% dei dipendenti che dichiara di essere disposto ad aumentare il tempo di viaggio se riduce significativamente l'impatto ambientale, secondo il Corporate Travel Sustainability Index.

Un nuovo compromesso tra costi e benefici per i viaggi d'affari

Con l’evoluzione del panorama aziendale, sostenuta da considerazioni sulla sicurezza e la sostenibilità dei dipendenti, le aziende dovranno quasi certamente affrontare futuri compromessi sui viaggi aziendali. Ad esempio, in quali scenari il profitto deve passare in secondo piano per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità? O quali spese finanziarie sono necessarie per garantire la sicurezza e il benessere dei viaggiatori?

In definitiva, non esistono due attività uguali e questi compromessi variano notevolmente da azienda a azienda. Ma una caratteristica unificante sarà la necessità di tenere conto del cambiamento, con budget sufficienti per coprire il potenziale aumento delle spese di viaggio derivante dalla sicurezza e dalla sostenibilità.

Inoltre, le aziende avranno bisogno di politiche concrete in atto, per consentire ai travel manager e ai dipendenti di sapere in quali condizioni possono aver luogo i viaggi e di dati per guidare le decisioni.

Nel complesso, è chiaro che i viaggi aziendali avranno un aspetto diverso. Ma non c'è motivo per cui non possiamo tornare a questa secolare arte del business, se le aziende sono disposte ad abbracciare il cambiamento e mettere le loro persone e il pianeta al primo posto.

E farlo non dovrebbe essere difficile, con l'ascesa di piattaforme in grado di supportare i travel manager a dare priorità alla sicurezza e alla soddisfazione dei dipendenti, controllare i costi, proteggere il nostro pianeta e adattarsi rapidamente al nostro mondo in rapida evoluzione.

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SAP Concur
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SAP Concur è leader di settore a livello mondiale nelle soluzioni di gestione dei viaggi integrati, spese e fatture, guidato dalla costante ricerca della semplificazione e automazione dei processi quotidiani. L’applicazione per smartphone SAP Concur, che ha ricevuto ottime valutazioni, guida i professionisti durante i viaggi d’affari; gli addebiti vengono direttamente inseriti nella nota spese e l’approvazione delle fatture è automatizzata. Integrando i dati quasi in tempo reale e utilizzando l’intelligenza artificiale per analizzare le transazioni, le aziende possono vedere quanto stanno spendendo e tenere il budget completamente sotto controllo. Le soluzioni di SAP Concur aiutano ad eliminare i noiosi compiti del passato, semplificando il lavoro di oggi e aiutando le aziende a lavorare al meglio.

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Caricato il 31/05/2021

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