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Ricominciare, reinventare e rinnovare: secondo SAP Concur il 2021 è l'anno delle opportunità per il proprio business

A firma di Gabriele Indrieri, Country Manager per l'Italia, Malta e Grecia di SAP Concur

Nessuno dimenticherà il 2020 e lo sconvolgimento e l'incertezza che ha portato con sé. Possiamo tranquillamente dire che è stato un anno impegnativo per il mondo in quanto comunità, salute e mezzi di sussistenza sono stati messe alla prova. E, con l'epidemia di Covid-19 in corso, è chiaro che continueremo a sentire l'impatto a lungo termine della pandemia sull'economia globale per la maggior parte del 2021.

Tuttavia, il 2021 non ci riserva solo prospettive negative: è infatti un buon momento per le aziende per riavviare e reinventare il proprio modo di lavorare. Ora le realtà imprenditoriali possono implementare processi che consentano alle aziende di essere meglio attrezzate per affrontare ciò che verrà, inclusa la gestione della spesa.

Attraverso l'ottimizzazione della spesa end-to-end e dei processi di gestione dei viaggi, le aziende possono diventare più agili e trasparenti, aumentando la soddisfazione dei dipendenti e rendendo il duty of care una priorità strategica. SAP Concur ha identificato quattro aree chiave che le aziende dovrebbero esaminare per ricominciare in modo intelligente.

 

Migliorare il controllo della compliance e dei costi

Il 2020 ha mostrato quanto velocemente le circostanze possano cambiare. Per i responsabili dei team finanziari, ciò ha comportato una serie di nuove sfide, dal consentire ai dipendenti di inviare richieste di rimborso e fatture a distanza, all'adeguamento alle nuove norme IVA e al controllo delle finanze della propria azienda. In un momento in cui la stabilità finanziaria è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni, il team finanziario deve poter vedere e valutare facilmente tutti i costi per assicurarsi che siano conformi alle politiche aziendali e governative in atto. Ciò porta a una migliore conformità e controllo dei costi, insieme a una gestione più semplice e un'elaborazione più rapida.

Poiché le aziende mantengono modelli ibridi di lavoro a distanza e pianificano altre potenziali interruzioni nel 2021 (e oltre), il ruolo dell'automazione e dell'intelligenza artificiale sul posto di lavoro continuerà a crescere. L'intelligenza artificiale raccoglierà costi e approfondimenti in tempo reale per aiutare i responsabili dei team finanziari a prendere decisioni accurate più rapidamente e rispondere alle loro mutevoli esigenze aziendali in modo più agile. Ciò include la gestione della spesa quasi in tempo reale per migliorare la gestione del budget e la liquidità, aumentare la conformità ed eliminare gli errori, nonché utilizzare l'automazione per assumere compiti obbligatori e massimizzare la redditività. Con la maggior parte delle aziende che controllano le proprie finanze e entrate, il ruolo dei responsabili dei team finanziari diventerà più critico che mai. Affidandosi all'intelligenza artificiale per elaborare le attività di base, i responsabili dei team finanziari saranno in grado di concentrarsi sul ruolo di consulente strategico all'interno della propria azienda.

Le spese non autorizzate e fuori dalle policy possono comportare costi enormi e problemi di compliance in qualsiasi momento. Pertanto, le aziende devono implementare soluzioni per raccogliere informazioni migliori e prendere decisioni strategiche. Ad esempio, le soluzioni automatizzate che utilizzano l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per identificare automaticamente le spese idonee all'IVA, convalidare le ricevute e ottimizzare il potenziale di rimborso aiutano le aziende a navigare in normative fiscali complesse in modo più rapido e accurato. Ciò aumenta la conformità e offre ai vertici aziendali un maggiore controllo sulle proprie spese. Gli strumenti finanziari digitali possono anche fornire ai vertici aziendali e finanziari una panoramica di tutte le spese in tempo reale, il che migliora le decisioni di spesa, aumenta la conformità e fornisce ai C-level e ai manager dei team finanziari un maggiore controllo sulla spesa aziendale.

 

Sicurezza

Nessuno può prevedere quali scenari il 2021 avrà in serbo per la gestione dei viaggi d'affari. Tuttavia, le aziende oggi devono rassicurare il proprio personale sul fatto che la loro sicurezza è una priorità aziendale. Ciò aumenterà la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti e garantirà che i viaggiatori d'affari siano completamente preparati una volta che riprenderanno a viaggiare.

Infatti, secondo il SAP Concur Global Travel Survey, la sicurezza del viaggiatore è diventata il fattore più importante nella valutazione delle organizzazioni (compagnie aeree, hotel, autonoleggi, ecc.) e dei servizi (app, siti Web, strumenti, ecc.). Ad esempio, a causa dell'epidemia di COVID-19, i travel manager stanno ora pianificando di implementare controlli sanitari personali obbligatori per i viaggiatori (41%), mentre il 32% prevede anche di dare un accesso più facile ai dispositivi di protezione individuale come guanti o mascherine ai viaggiatori d'affari per tutelare la loro salute durante gli spostamenti.

Grazie a tecnologie all'avanguardia e strumenti di facile utilizzo, le aziende possono aiutare i dipendenti nelle loro attività quotidiane grazie a soluzioni di approvazione prima del viaggio, come parte di sforzi più ampi per tutelare i dipendenti, o un’app per l'organizzazione della trasferta che fornisce informazioni sulla sicurezza oltre a informazioni di base, come l'itinerario di viaggio.

 

Maggiore sostenibilità

Troppo spesso i viaggi di lavoro sono stati associati al carbon footprint, all'uso di plastica monouso che finisce nelle discariche e a lavoratori stanchi. Gli ultimi mesi hanno messo questi problemi sotto i riflettori e costretto le aziende a ripensare il loro rapporto con la sostenibilità.

Il cambiamento è spesso guidato dal basso verso l'alto e stiamo assistendo a un chiaro impulso per viaggi sostenibili tra gli stessi viaggiatori d'affari. Nel Sustainable Corporate Business Travel Index 2020 di SAP Concur, un sondaggio condotto su 2.450 responsabili delle decisioni in materia di viaggi aziendali e 2.000 viaggiatori d'affari in 12 mercati europei, il 65% dei viaggiatori d'affari ha ammesso che ignorerebbe la politica di viaggio e i budget per un'opzione di viaggio “più green”. Il 61% lo farebbe per prenotare una sistemazione più rispettosa dell'ambiente, come un AirBnB, rispetto a un hotel. Meglio ancora, il 98% dei viaggiatori d'affari è disposto ad aggiungere ulteriore tempo ai propri viaggi se ne migliora la sostenibilità. Essere più green non è solo un obiettivo a lungo termine a cui l'industria dovrebbe aspirare, ma un vero motore di entrate e trascurarlo rischia di allontanare il business.

Per soddisfare questa richiesta dei propri dipendenti, le aziende devono implementare strumenti che diano loro accesso a informazioni in tempo reale sulle credenziali di sostenibilità riguardo a mezzi di trasporto e alloggio. Ciò consentirà ai dipendenti in viaggio avere un impatto positivo sulla propria carbon footprint oltre al fatto che l’azienda dimostrerà ai propri dipendenti attenti all'ambiente il proprio impegno nella sostenibilità e aiuterà i lavoratori meno informati a conoscere l'impatto delle loro scelte sul pianeta. Combinati con solide informazioni sui costi e opzioni di reporting e analisi per i travel manager o i team finanziari, questi strumenti consentono anche ai vertici aziendali di guidare un cambiamento positivo all'interno della loro organizzazione per rendere la sostenibilità una priorità aziendale.

Spirito di squadra

In tempi come questi, il successo di un'azienda dipende dall'impegno dei suoi dipendenti. Quindi, il bisogno di apprezzamento non è mai stato così importante.

Con le numerose sfide che i dipendenti devono affrontare a causa dell'attuale pandemia, facilitare le attività quotidiane può essere un ottimo modo per supportare i dipendenti e per alleggerire un po' il peso sulle loro spalle. Gli strumenti che digitalizzano e semplificano i processi precedentemente manuali come le attività di gestione delle spese, consentono ai dipendenti di scattare semplicemente una foto alle loro ricevute e inviare le loro note spese elettronicamente, che è solo un esempio di come accelerare il processo e il tempo libero. Inoltre, i team finanziari possono essere alleggeriti esternalizzando attività di controllo che richiedono molto tempo, ad esempio, nell'ottica dei viaggi d'affari.

Il 2021 è un crocevia per le imprese di tutte le dimensioni: coloro che sono disposti ad abbracciare il cambiamento e ad adattarsi stabiliranno lo standard per le migliori pratiche aziendali per il presente e il futuro. Ciò di cui hanno bisogno ora sono gli strumenti e i servizi giusti che consentano loro di prendere decisioni strategiche e ripartire in modo intelligente, iniziando dalla parte finanziaria.

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Alessia Poletti | alessia.poletti@sap.com | +39 3409111030


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Chi siamo

SAP Concur è leader di settore a livello mondiale nelle soluzioni di gestione dei viaggi integrati, spese e fatture, guidato dalla costante ricerca della semplificazione e automazione dei processi quotidiani. L’applicazione per smartphone SAP Concur, che ha ricevuto ottime valutazioni, guida i professionisti durante i viaggi d’affari; gli addebiti vengono direttamente inseriti nella nota spese e l’approvazione delle fatture è automatizzata. Integrando i dati quasi in tempo reale e utilizzando l’intelligenza artificiale per analizzare le transazioni, le aziende possono vedere quanto stanno spendendo e tenere il budget completamente sotto controllo. Le soluzioni di SAP Concur aiutano ad eliminare i noiosi compiti del passato, semplificando il lavoro di oggi e aiutando le aziende a lavorare al meglio.

Scopri di più su concur.it  o sul blog di SAP Concur.

Caricato il 23/02/2021

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